Cho chúng tôi biết bạn cần xây gì.

Cảm ơn bạn đã trò chuyện với chúng tôi. Đây là bước tiếp theo: ghi lại công việc hiện chạy thế nào, cần thay đổi gì, và ai sẽ dùng, để bản demo chúng tôi làm đúng thứ bạn cần. Khoảng 22 phút nếu làm một lần, và bạn không nhất thiết phải làm liền một lúc.

  • Không có câu trả lời sai. Nếu không biết, cứ nói vậy hoặc bỏ qua. Cùng nhau tìm ra câu trả lời chính là công việc của chúng tôi.
  • Lời thường là được. Bạn không cần biết tên kỹ thuật của thứ gì cả. Hãy mô tả công việc như khi giải thích cho một nhân viên mới; thuật ngữ được ghi bằng chữ nhỏ bên cạnh nếu bạn muốn xem.
  • Cho chúng tôi thấy chỗ rối. Ảnh chụp màn hình bảng tính, ảnh chụp tấm bảng trắng, cái biểu mẫu ai cũng ghét. Gần cuối có chỗ để tải lên, và chúng giúp ích hơn bất kỳ câu trả lời nào ở đây.
  • Chúng tôi đã đưa bạn một mã? Nhập mã bên dưới, biểu mẫu sẽ nhớ câu trả lời của bạn trên mọi thiết bị, và bạn có thể hỏi chúng tôi bất cứ điều gì trong lúc điền.

Sau khi bạn gửi: một người thật, không phải bot, sẽ đọc và trả lời trong vòng một ngày làm việc, kèm giá bản demo hoặc vài câu hỏi. Không gọi điện trừ khi bạn muốn. Phần mềm được định giá theo từng dự án, nên trang này không có con số nào. Bạn sẽ thấy mọi con số bằng văn bản trước khi cam kết bất cứ điều gì.

Mã giúp lưu câu trả lời để bạn có thể đóng trang này rồi quay lại sau, đồng thời mở ô đặt câu hỏi ở cuối trang. Không có mã? Cứ tiếp tục, biểu mẫu vẫn hoạt động y như vậy.

Phần 1/7khoảng 3 phút

Bạn và việc kinh doanh của bạn

Để chúng tôi biết mình đang nói chuyện với ai, liên lạc với bạn bằng cách nào, và bạn muốn được nói chuyện theo kiểu nào.

Nơi chúng tôi gửi câu trả lời bằng văn bản.

Chỉ khi bạn muốn chúng tôi gọi hoặc nhắn tin. Chúng tôi sẽ không đưa bạn vào danh sách nào.

Như khi kể cho hàng xóm nghe.

Vai trò của bạn là gì?
Khoảng bao nhiêu người làm việc ở đó?
Cách liên lạc tiện nhất
Bạn muốn chúng tôi giải thích mọi thứ theo cách nào? bắt buộc

Chúng tôi sẽ theo cách này trong mọi tin nhắn từ đây về sau. Đây là ô hữu ích nhất trên trang này.

Phần 2/7khoảng 4 phút

Công việc hiện chạy thế nào

Kể cả những phần đang được giữ lại nhờ một bảng tính và trí nhớ của một người. Nhất là những phần đó.

Hiện bạn dùng gì để vận hành doanh nghiệp?

Đây là câu trả lời chúng tôi dùng nhiều nhất. Từng bước, dù nhỏ đến đâu, và ai làm bước đó.

Mỗi bản chép lại là một chỗ dễ sai và mất một giờ mỗi tuần. Hãy kể hết ra.

Những chuyện đáng xấu hổ lại là những chuyện hữu ích nhất.

Số giờ mỗi tuần dành cho giấy tờ, tính cả mọi người

Tên hay vai trò đều được.

Phần 3/7khoảng 3 phút

Cần thay đổi gì

Không phải phần mềm cần có gì. Mà là tuần làm việc, các con số, hay khách hàng của bạn sẽ khác đi thế nào khi có nó.

Điều gì sẽ khiến khoản tiền này đáng bỏ ra? bắt buộc

Hãy cụ thể. Đây sẽ là thước đo chúng tôi dùng để đánh giá sản phẩm.

Phần 4/7khoảng 5 phút

Những gì nên xem xét

Đánh dấu bất cứ mục nào bạn quan tâm, hoặc còn chưa chắc. Mỗi dòng đều giải thích bằng lời thường. Không có gì ở đây là cam kết, và chưa có gì ở đây có giá.

“trung tâm điều hành” nghĩa là gì?

Thường là phần trung tâm của một dự án. Mọi thứ khác đều gắn vào nó. Có người gọi đây là trung tâm điều hành (operations hub).

“lên lịch và điều phối” nghĩa là gì?

Dành cho thợ, dịch vụ vệ sinh, giao hàng, phòng khám, bất kỳ ai cử người đi làm hoặc nhận lịch hẹn. Có người gọi đây là lên lịch và điều phối (scheduling and dispatch).

“quản lý tồn kho và tài sản” nghĩa là gì?

Bao gồm quét bằng điện thoại, và chụp ảnh phiếu giao hàng thay vì gõ lại. Có người gọi đây là quản lý tồn kho và tài sản (inventory and asset tracking).

“CRM” nghĩa là gì?

Xây theo cách bạn thực sự trò chuyện với khách hàng, không phải một quy trình bán hàng mà bạn không có. Có người gọi đây là CRM.

“tích hợp” nghĩa là gì?

Phần lớn dự án giữ lại những công cụ bạn thích và chỉ thay phần không phù hợp. Có người gọi đây là tích hợp (integration).

“ứng dụng iOS và Android, dùng nội bộ” nghĩa là gì?

Hoạt động khi không có sóng và tự gửi đi sau, điều này quan trọng hơn bạn tưởng. Có người gọi đây là ứng dụng iOS và Android, dùng nội bộ.

“ứng dụng iOS và Android, dành cho khách hàng” nghĩa là gì?

Chỉ đáng làm khi khách quay lại thường xuyên. Nếu một trang web là đủ, chúng tôi sẽ nói thẳng. Có người gọi đây là ứng dụng iOS và Android, dành cho khách hàng.

“tự động hóa quy trình” nghĩa là gì?

Thứ tiết kiệm giờ văn phòng nhiều nhất ở phần lớn các doanh nghiệp chúng tôi từng xem qua. Có người gọi đây là tự động hóa quy trình (workflow automation).

“lập hóa đơn và nhắc thanh toán” nghĩa là gì?

Kết nối với phần mềm kế toán bạn đang dùng thay vì thay thế nó. Có người gọi đây là lập hóa đơn và nhắc thanh toán (invoicing and payment chasing).

“quy trình tuân thủ” nghĩa là gì?

Dành cho bất kỳ ai có thanh tra ghé thăm. Cái cốt lõi là hồ sơ. Có người gọi đây là quy trình tuân thủ (compliance routines).

“tạo tài liệu tự động” nghĩa là gì?

Mẫu của riêng bạn, câu chữ của riêng bạn. Ký trên điện thoại nếu bạn cần. Có người gọi đây là tạo tài liệu tự động (document generation).

“thông báo và bàn giao việc” nghĩa là gì?

Tin nhắn, email hoặc một lời nhắc trong ứng dụng. Những lần bàn giao hiện đang bị rơi rớt. Có người gọi đây là thông báo và bàn giao việc (notifications and handoffs).

“AI đọc tài liệu, OCR” nghĩa là gì?

Có người kiểm tra lại bất cứ chỗ nào nó không chắc. Càng dùng càng nhanh. Có người gọi đây là AI đọc tài liệu, OCR.

“AI trả lời khách hàng” nghĩa là gì?

Nó chuyển cho người thật thay vì bịa ra câu trả lời. Bạn xem được mọi thứ nó đã nói. Có người gọi đây là AI trả lời khách hàng.

“dự báo” nghĩa là gì?

Cần vài tháng dữ liệu mới hữu ích. Nếu bạn chưa có đủ, chúng tôi sẽ nói. Có người gọi đây là dự báo (forecasting).

“trợ lý kiến thức” nghĩa là gì?

Hữu ích cho việc đào tạo và cho những câu hỏi lúc nào cũng dồn về bạn. Có người gọi đây là trợ lý kiến thức (knowledge assistant).

“bảng điều khiển cho chủ doanh nghiệp” nghĩa là gì?

Xây từ những con số bạn thực sự dùng để ra quyết định, không phải mọi thứ đo được. Có người gọi đây là bảng điều khiển cho chủ doanh nghiệp (owner dashboard).

“cảnh báo theo ngưỡng” nghĩa là gì?

Phần thầm lặng của một hệ thống tự hoàn vốn. Có người gọi đây là cảnh báo theo ngưỡng (threshold alerts).

“chuyển dữ liệu” nghĩa là gì?

Thường là một phần của mọi dự án thay thế hệ thống cũ. Bạn cho biết mình đang có gì, chúng tôi sẽ xem. Có người gọi đây là chuyển dữ liệu (data migration).

“chăm sóc hệ thống” nghĩa là gì?

Tùy chọn, sau khi bàn giao. Hệ thống vẫn chạy dù không có chúng tôi; đó là một yêu cầu thiết kế. Có người gọi đây là chăm sóc hệ thống (systems stewardship).

Nếu nó có tồn tại, nhiều khả năng chúng tôi đã từng làm. Nếu chưa, thì càng thú vị.

Giữ, kết nối hay thay thế, cho từng công cụ bạn đã kể ở trên.

Phần 5/7khoảng 2 phút

Ai sẽ dùng

Phần mềm hợp với người dùng thì được dùng. Còn không thì trong vòng một tháng người ta sẽ tìm cách lách.

Ai cần dùng nó?
Trên thiết bị gì?

Đại khái là được. Chúng tôi sẽ cùng bạn ghi lại cho rõ ràng.

Nhân viên của bạn quen với phần mềm mới đến mức nào?

Phần 6/7khoảng 3 phút

Dữ liệu và quy định của bạn

Hồ sơ của bạn hiện ở đâu, những gì cần chuyển sang, và bất cứ thứ gì bạn bắt buộc phải lưu giữ hoặc bảo vệ.

Chỗ nào cũng tính, kể cả cuốn sổ.

Có cần chuyển dữ liệu sang hệ thống mới không?

Khách hàng, công việc, đơn hàng, mặt hàng, bạn đếm theo thứ gì cũng được. Ước chừng là được.

Có quy định nào bạn phải tuân theo không?

Ảnh chụp màn hình, biểu mẫu và ảnh cho thấy cách mọi thứ đang chạy

Bảng tính, bảng trắng, biểu mẫu giấy, một màn hình của hệ thống cũ, bản báo cáo bạn làm tay mỗi tháng. Tải ảnh chụp màn hình và PDF ở đây; còn chính các bảng tính thì dán đường dẫn thư mục ở dưới. Tối đa 150 MB cho toàn bộ bảng mô tả.

Tính năng tải ảnh lên sẽ bật sau khi bạn nhập mã chúng tôi đưa ở đầu trang. Nếu không có mã, dán đường dẫn thư mục vào ô bên dưới cũng được.

    Nếu không có JavaScript thì không gửi file được từ trang này. Hãy dán đường dẫn thư mục vào ô phía trên.

    Google Drive, Dropbox, iCloud. Nếu tệp đã nằm ở đâu đó, gửi đường dẫn cũng được.

    Phần 7/7khoảng 2 phút

    Chuyện thực tế

    Trả lời thẳng ở đây giúp cả hai bên tiết kiệm cả tháng. Không có câu trả lời sai, kể cả "Tôi không biết".

    Bạn muốn bắt đầu thế nào?

    Dù chọn cách nào, mọi thứ đều bắt đầu bằng một buổi trò chuyện và một bản demo được định giá cho dự án của bạn. Bạn thấy bản demo chạy được của chính hệ thống của bạn trước khi quyết định xây.

    Bạn đã có mã, nghĩa là chúng ta đã nói chuyện rồi. Chọn cách làm việc nào hợp với bạn; giá bản demo sẽ do chúng tôi gửi, bằng văn bản, sau khi đọc bảng này.

    Mức nào bạn thấy thoải mái?

    Điều này thay đổi đề xuất của chúng tôi, không thay đổi việc chúng tôi có trả lời hay không. Nhỏ mà hữu ích hơn lớn mà không bao giờ xây xong.

    Bạn có cần xong trước ngày nào không?
    Ai sẽ quản lý hệ thống sau khi đưa vào dùng?

    Một địa điểm mới, dịch vụ mới, bán doanh nghiệp, sáp nhập. Bất cứ điều gì mà chúng tôi sẽ thật ngớ ngẩn nếu không tính đến khi xây.

    Ai cũng có một nỗi lo. Gọi tên nó ra là cách để giải quyết.

    Vậy là xong

    Một người thật sẽ đọc toàn bộ bảng này và trả lời trong vòng một ngày làm việc, kèm giá bản demo và những gì bản demo sẽ thể hiện, hoặc kèm câu hỏi nếu cần. Nếu có chỗ nào khó hiểu, cứ nói; điều đó có ích cho chúng tôi.

    Câu trả lời của bạn chỉ chúng tôi giữ. Xem chính sách quyền riêng tư.

    Giải nghĩa từ ngữ

    Mọi từ chúng tôi có thể dùng, giải thích bằng lời dễ hiểu.

    Nếu một từ trên trang này hoặc trong đề xuất của chúng tôi không có trong danh sách và bạn phải đoán nghĩa, đó là lỗi của chúng tôi. Hãy báo cho chúng tôi, từ đó sẽ được thêm vào danh sách.

    Hai công cụ bạn đang dùng nói chuyện được với nhau

    Công cụ đặt lịch và hóa đơn của bạn. Máy tính tiền và sổ sách của bạn. Thay vì bạn làm sợi dây nối giữa chúng, gõ lại cùng một thứ ở cả hai nơi.

    Cánh cửa để một chương trình nói chuyện với chương trình khác

    Phần lớn các công cụ bạn trả tiền đều có. Đó là cách chúng tôi lấy dữ liệu từ chỗ này sang chỗ khác mà không ai phải gõ. Tên kỹ thuật là API.

    Một việc tự chạy sau khi đã thiết lập

    Một lời nhắc được gửi đi ba ngày trước khi hóa đơn đến hạn. Một biểu mẫu tự thành hồ sơ mà không ai phải chép lại. Nếu một người làm cùng các bước mỗi lần, máy tính có thể làm thay.

    Thứ tự mọi việc diễn ra

    Có việc đến, có người báo giá, có người làm, có người tính tiền. Ghi lại thứ tự đó là phần lớn công sức khi xây phần mềm cho nó.

    Một màn hình cho biết doanh nghiệp đang thế nào

    Doanh số hôm nay, việc đang mở, tiền khách còn nợ, ai chưa thanh toán. Những con số đơn giản bạn đọc được trên điện thoại trước giờ mở cửa.

    Nơi lưu hồ sơ của bạn

    Mọi khách hàng, công việc, mặt hàng và khoản thanh toán, ở một chỗ, mỗi thứ chỉ một bản. Bảng tính là một cơ sở dữ liệu đã quá tải.

    Chuyển dữ liệu ra khỏi hệ thống cũ

    Khách hàng, lịch sử và giá cả của bạn được chuyển sang hệ thống mới trước khi đưa vào dùng, để ngày đầu tiên không phải là một màn hình trống.

    Ai được xem gì

    Lễ tân xem lịch hẹn. Kế toán xem tiền. Bạn xem mọi thứ. Tên kỹ thuật là phân quyền (roles and permissions).

    Nhật ký ai đã thay đổi gì, và khi nào

    Để khi một mức giá bị sai hay một công việc biến mất, bạn thấy được chuyện gì đã xảy ra thay vì phải đoán. Tên kỹ thuật là nhật ký kiểm tra (audit trail).

    Hướng dẫn vận hành không cần chúng tôi

    Cách thêm người dùng, làm gì khi có gì đó trông không ổn, gọi cho ai. Viết bằng lời thường và bàn giao cùng hệ thống.

    Có người lo cho nó chạy ổn và liên tục cải tiến

    Một người cụ thể theo dõi hệ thống, sửa chỗ hỏng, và thêm tính năng nhỏ tiếp theo khi doanh nghiệp bạn thay đổi. Tùy chọn, sau khi bàn giao.

    Đọc tài liệu để không ai phải gõ

    Hướng điện thoại vào biên lai, phiếu giao hàng hay biểu mẫu, và chữ sẽ tự vào đúng ô. Tên kỹ thuật là OCR.

    Thấy trước tháng tới

    Dùng những gì đã xảy ra để đoán điều có khả năng đến tiếp theo: hàng sắp hết, một tuần vắng khách, một đợt kẹt tiền mặt. Tên kỹ thuật là dự báo (forecasting).

    Một lần đăng nhập cho mọi thứ

    Nhân viên đăng nhập một lần, bằng tài khoản họ đã có, và mọi công cụ đều mở. Tên kỹ thuật là đăng nhập một lần (single sign-on).

    Hoạt động khi không có sóng

    Đội thợ dưới tầng hầm hay ngoài cánh đồng vẫn điền được phiếu công việc. Nó tự gửi đi khi điện thoại có sóng trở lại.

    Một bản sao nằm ở nơi khác

    Để một lỗi thao tác, một vụ tấn công mạng hay một chiếc laptop hỏng chỉ khiến bạn mất một buổi chiều, chứ không mất hồ sơ.

    Một bản demo chạy được

    Không phải slide. Một phiên bản của chính hệ thống của bạn, với công việc hoặc khách hàng thật trong đó, để bạn bấm thử trước khi quyết định xây.

    Các giai đoạn

    Dự án được chia thành từng phần, mỗi phần tự hữu ích và có giá riêng. Phần đầu tiên đi vào sử dụng sau vài tuần. Bạn có thể dừng sau bất kỳ phần nào.

    Muốn nói chuyện trực tiếp hơn?

    Biểu mẫu này có ở đây vì với phần lớn mọi người, viết ra dễ hơn gọi điện. Nếu bạn không thấy vậy, cứ bỏ qua.

    Gửi một tin nhắn ngắn thay vào đó Xem một dự án phần mềm diễn ra thế nào